Anpassa dig till det nya normala inom arbetslivet

Det har länge varit den gängse uppfattningen att företag behöver egna kontor för att säkerställa produktivitet, företagskultur och attrahera talang. Resultatet har blivit ett krig om de bästa kontorslokalerna mellan företag som vill fokusera på tre viktiga områden: samarbete, internkommunikation och tillgänglighet. Men under Covid-19 pandemin tvingades företag och anställda att acceptera nya sätt att arbeta vilket ledde till insikten att man inte nödvändigtvis behöver kontor för att tillfredsställa dessa tre viktiga behov.

Även om flexibla kontorslösningar årligen har ökat med 25% per år, omfattar detta segment fortfarande knappt 2% av allt kontorsutrymme på primära marknader, enligt McKinsey. Instant Group förutspår att inom tre år kommer 35% av företagen att använda flexibla kontorslösningar för att minska risken under hela konjunkturcykeln och ha flexibilitet i osäkra tider. Detta väcker frågan: hur kommer traditionella kontorslokaler att utvecklas 2021, särskilt med hänsyn till effekterna av Covid-19?

2020 skulle kunna kallas hemarbetets år; en stor del av alla anställda arbetade hemifrån under hela eller delar av året. Även om det var positivt för de flesta, visade det sig också vara en utmaning för många. Covid-19 har visat att kontorsarbete kan utföras effektivt hemifrån, vilket ger anställda ökad frihet att utforma sitt schema, större flexibilitet i att balansera sina personliga och professionella liv och en nyvunnen möjlighet att använda sin tid för pendling på ett mer produktivt sätt. För andra ledde dock begränsningarna i deras hemmasituation till frustration och isolering. Enligt Christian Ehrström, grundare av Opus, finns det ett stort intresse för att arbeta på distans i någon form: ”Forskning har visat att 98% av de anställda vill arbeta på distans åtminstone en tid under sin karriär, men de viktigaste utmaningarna de står införvid hemmaarbete är bristande fokus på grund av distraktioner, inget tydligt slut på arbetsdagen och avsaknad av en ”gemenskapskänsla”. 

Därför kan man ifrågasätta värdet av kontorsutrymmen. I vår kunskapsekonomi beror framgång på samarbete, innovation och interaktion - är detta verkligen replikerbart i en digital miljö? Kommer unga talanger som är ivriga att lära av mentorer och uppleva de sociala aspekterna av sitt jobb att vara motiverade och lojala om den möjligheten inte finns? På senare år har det i många artiklar hävdats att kontor är en plats att träffa medarbetare, få inspiration och utbyta idéer - hindras detta av Zoom-möten som ersätter ”vanliga möten”? Eller finns det kanske ett alternativ som företag kan titta på ...

Enligt Joakim Hamnstedt, grundare av Opus, finns det det. Opus, en prenumerationstjänst för anställda, egna företagare och studenter, erbjuder möjligheten att valfritt arbeta på hotell och kaféer eller i coworking-kontor till ett överkomligt pris - och utökar därmed möjligheten att utnyttja de olika alternativa flexibla kontorslösningarna som finns. "Vi erbjuder en plattform där människor som är trötta på begränsningarna i sitt hemmakontor genom att erbjuda tillgång till inspirerande (och Covid-säkra) arbetsplatser med bekvämligheter och gratis kaffe, te och vatten." Appen, vars grund-idé ursprungligen utvecklades före pandemin och specifikt riktade sig till frilansare och studenter, har nu breddat sitt fokus och riktar sig nu också till företag genom att erbjuda avdragsgilla paket. ”Trenden under de senaste åren har varit att minska kontraktslängder och krympa kontorsytan - allt i ett försök att sänka driftskostnaderna och i vissa fall återinvestera i teknik. Eftersom fastigheter är den näst högsta kostnaden för företag efter personal, kan man minska fastighetskostnaderna samtidigt som man erbjuder sina anställda ett annat mer flexibelt sätt att arbeta – en kostnadsbesparing som bibehåller produktiviteten och ökar medarbetarnas motivation. "

Fastighetsbranschen i sin traditionella form kommer att omformas efter Covid-19. Hyresvärdar kommer att behöva locka företag med extra bekvämligheter och flexibilitet - företag är nu mer medvetna om att hemarbete är ett bra alternativ, så varför skall de investera i kontorsytor om de inte erbjuder en extra fördel? Om företag beslutar sig för att öppna sina kontor igen kommer de att behöva mer utrymme för att följa Covid-19-reglerna, vilket leder till i ökade hyreskostnader om man inte genomför förändringar som t.ex. skiftarbete på kontoret. Stora företag som Twitter har ändrat sitt synsätt på kontorsarbete och  VD Jack Dorsey har redan meddelat att de anställda får arbeta hemifrån permanent om de föredrar det. Genom att låta sina anställda arbeta på distans ökar företagen sin möjlighet att anställa talanger var de än befinner sig samtidigt som man minskar restriktionerna för de anställda – därmed kan man även erbjuda innovativa lösningar som Opus för att öka produktiviteten.

Christian Ehrström